Styrelsens rapport om intern kontroll är upprättad i enlighet med årsredovisningslagen. Rapporten är avgränsad till intern kontroll och riskhantering avseende den finansiella rapporteringen och omfattar hela koncernen. Styrelsen har det yttersta ansvaret för att Bilias interna kontroll fungerar tillfredsställande och att adekvata finansiella rapporter presenteras.
Enligt aktiebolagslagen svarar styrelsen för Bilias organisation och förvaltning. Det är styrelsens ansvar att Bilias bokföring, medelsförvaltning och ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Detta ansvar kan inte delegeras utan ankommer alltid på styrelsen.
Bilias kontrollmiljö bygger på att tydliga riktlinjer kommuniceras till samtliga dotterföretag för att säkerställa att de regler och principer som tillämpas är gemensamma för koncernens företag och inom respektive verksamhetsområde samt att det finns erforderliga verktyg på plats ute i dotterföretagen för att dessa ska kunna återrapportera till Bilia AB på ett korrekt och enhetligt sätt. En noggrant avvägd riskanalys görs av styrelsen och väsentliga risker inom koncernen identifieras. Riktlinjer utfärdas inom koncernen för att informera och instruera berörda personer hur dessa risker ska hanteras och minimeras eller i bästa fall elimineras. Viss kontroll utövas manuellt och andra kontrollrutiner finns inbyggda i de systemlösningar som används inom organisationen. Informationsflödet inom koncernen kanaliseras till rätt personer och i rätt tid för att säkerställa att misstag undviks.
All berörd personal ska ha tillgång till korrekt information för att fatta väl avvägda beslut och säkerställa att den finansiella rapporteringen alltid är uppdaterad enligt de senast utfärdade direktiven. Utfärdade handböcker och riktlinjer med mera är föremål för kontinuerlig översyn och uppdatering för att stämma överens med förändringar i verksamheten eller yttre omständigheter.
År 2009 etablerades en funktion för internrevision inom Biliakoncernen. Bilias ekonomidirektör har godkänt den revisonsplan som internrevisorerna framlagt och internrevisorerna rapporterar direkt till Bilias ekonomidirektör samt tillhandahåller regelbundet rapporter till styrelsens revisionsutskott. Revisionsplanen utvärderas löpande och uppdaterades senast den 7 december 2010.
Ett omfattande granskningsarbete där alla koncernens väsentliga processer ska dokumenteras, analyseras, riskbedömas och vid behov förbättras inleddes för ett antal år sedan. Sedan föregående årsredovisnings färdigställande har tre processer setts över och totalt har nu femton processer utvärderats. Dessa processer kommer att revideras och kvalitetssäkras löpande under kommande år. Arbetsgrupperna har bestått av verksamhetsansvariga inom respektive process samt ekonomiansvariga och controllers från dotterföretagen och moderbolaget.
Arbetet med att säkerställa den interna kontrollen är en löpande process, vilken ständigt ska vara föremål för översyn, uppföljning och förbättring.